Niszczenie dokumentów

Posted on

papier zniszczony w zniszczarce
Author: rosmary
Source: http://www.flickr.com
W każdej firmie wytwarza się tonę dokumentów, których po pewnym czasie musimy się pozbyć. Jeśli i ty prowadzisz biuro albo inny zakład usługowo-handlowy, z pewnością ten kłopot nie jest ci obcy oraz zastanawiasz się, co z nim zrobić. Określony termin archiwizowania dokumentacji terminowej jest zróżnicowany na ustalone obszary kwalifikacyjne do wyznaczonego terminu jej przechowywania i po tym okresie może zacząć się brakowanie dokumentów z zachowaniem ustalonych poprzez kodeks cywilny lub karny okresów przeterminowania dokumentacji czasowej. Też określone szczeble kwalifikacyjne dzielą papiery czasowe na ustalone obszary, które pokazują na charakter przeznaczenia i datę niszczenia dokumentów określonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”.

Symbol „B” oznacza kategorie archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przedawnienia. Powiązane artykuły - http://www.destroy.pl/oferta/utylizacja-i-recykling-dokumentow/ Dokumenty terminowe określone znakiem „B” z końcówką cyfry arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o czasowym zastosowaniu użytkowym. Po określonym czasie jej przechowywania, którą określa cyfra arabska, jest niszczona.

Trzeba jednakże tu tej pamiętać, że okres jej archiwizowania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego do daty jej wydania po koniec terminu jego
znak
Author: Mark Morgan
Source: http://www.flickr.com
faktycznego znaczenia. Dokumentacja niearchiwalna określona symbolem „Bc” posiada krótkoterminowe znaczenie faktyczne i po bezpośrednim upływie jej użytecznej przydatności jest przekazywana do recyklingu. Z kolei dokumentacja niearchiwalna oznaczona znakiem „BE” z końcówką liczby arabskiej, jest to dokumentacja, która po okresie archiwizowana, np. BE15 czyli po 15 latach przechowywania jest poddawana ponownemu z badaniu przez rzetelną komisję wyznaczoną poprzez archiwum państwowe.

Brakowanie dokumentów niearchiwalnych w państwowych i prywatnych organizacjach może odbywać się jedynie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego. Organizacje w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą zwracać się do archiwum państwowego o wydanie opinii dotyczącej niszczenia dokumentacji. Brakowanie dokumentów musi być prowadzone regularnie raz w roku, a w przypadku małych archiwów oraz składnic w miarę zapotrzebowania - więcej na stronie www. Po uzyskaniu decyzji miejscowego archiwum państwowego, dokumenty niearchiwalne musimy przygotować do brakowania zablokowując przede wszystkim dostęp ludzi obcych do informacji zamieszczonych w aktach.

Recykling dokumentów powinien byś sprawdzany przez profesjonalną komisje monitorującą brakowanie dokumentów. Dokumenty zamieszczające dane osobowe, adresowe oraz ważne informacje mówiące o firmie muszą przed wydaniem ich na makulaturę, być zniszczone (np. niszczarką).

Tags: dokumenty, organizacje społeczne