W jaki sposób poprawić działanie firmy, którą się prowadzi, zalety obiegu dokumentów w formie elektronicznej.

Posted on 18/08/2017 9:04am

Funkcjonowanie współczesnych firm w dużej mierze opiera się o informatyczne rozwiązania. Coraz powszechniejsze jest używanie w codziennej pracy oprogramowania biurowego czy specjalistycznego oprogramowania do projektowania i grafiki.

księgowa rozlicza faktury
Author: Justin Hall
Source: http://www.flickr.com
Coraz większą rolę mają też programy które wspomagają biznesowe procesy, znane również jako systemy ERP. Często są to bardzo rozbudowane pakiety, jakich uruchomienie trwa miesiącami, ale po zakończeniu tego wszystkiego praktycznie wszystkie informacje które się pojawiają w firmie są tam dostępne. Coraz częściej oprócz systemów do zarządzania zarówno większe jak i mniejsze przedsiębiorstwa sięgają po kolejne sposoby mające usprawnić im zwykłą pracę. Jednym z coraz częściej używanych narzędzi jest elektroniczny obieg dokumentów, bardzo usprawniający funkcjonowanie wszystkich działów. Wielu przedsiębiorców ma obawy przed tym rozwiązaniem, bo wydaje im się że będzie ono bardzo kosztowne i wymagające skomplikowanych wdrożeń. Jak się jednak okazuje, można znaleźć na tyle elastyczne rozwiązania, że doskonale będą się sprawdzać w niedużych firmach, ale można je także uruchomić w dużo większych.



Obsługa faktur - efematic
Author: Efematic
Source: http://efematic.pl/
Odpowiednio wdrożony elektroniczny obieg faktur i pozostałych dokumentów da wiele korzyści pracownikom wielu działów. W praktyce zasada działania tego typu systemów jest taka, że dokument, który się pojawi w firmie będzie skanowany przez kogoś za to odpowiedzialnego. Po takiej operacji dokument jest już widoczny w systemie i da się na nim robić wszystkie operacje. Rzecz jasna w każdym z takich systemów jest zaawansowany system uprawnień, dzięki któremu dostęp do danych dokumentów będą mieli jedynie użytkownicy z uprawnieniami. Poza tym każda czynność jest logowana, łatwo więc zobaczyć, kiedy i kto coś wykonywał przy konkretnym dokumencie. Używając takich narzędzi przede wszystkim sporo zwiększa się szybkość przepływania firmowych dokumentów. Nie będzie trzeba już długo czekać na to, aby ktoś przykładowo zarejestrował fakturę albo parę godzin spędzić na szukaniu jej pomiędzy działem handlowym a księgowością.

Tags: program, dokument